La numérisation du stock est un procédé par lequel le stock physique est traduit en stock électronique. C’est un traitement exceptionnel qui ne peut se réaliser qu’une seule fois tout au long de l’exploitation d’Orthassis.
La numérisation du stock convient aux utilisateurs en cours d’exercice désirant exploiter Orthassis avant de paramétrer les articles.
La numérisation du stock se fait à travers quatre modules.
Préparation et démarrage de la numérisation : Ce module est accessible en exécutant le menu <Stock/Numérisation/[Démarrer]>.
La préparation consiste à transcrire le stock sur des pages identifiables, d’abord manuellement puis électroniquement. Pour ce faire, sur l’écran qui s’affiche, commencez par imprimer des fiches vierges, d’abord une trentaine puis par petit lot de sorte à couvrir tout le stock.
Inscrivez manuellement les articles du stock sur les fiches en suivant la logique de classement des médicaments dans la pharmacie puis créez les pages à l’identique sur Orthassis : Sur le même écran, dans l’onglet « Edition » en haut à gauche, appuyer sur le bouton [Ajouter]. Un formulaire de saisie s’affiche. Complétez-le avec le libelle de la page puis appuyer sur [Enregistrer].
Pour remplir une page d’article, toujours sur le même écran, sélectionnez une page en cours d'édition et faites passer les articles voulus de la grille de droite à la grille de gauche en appuyant sur le bouton [<]. Vous pouvez aller plus vite en sélectionnant plusieurs articles, suivi d’un appui sur le bouton [<<].
Enregistrez et clôturez à tout moment une page en appuyant sur le bouton [Enregistrer]. Les pages enregistrées restent accessibles dans l'onglet « Consultation ».
Notez que les pages ayant atteint le nombre significatif de 25 articles sont automatiquement enregistrées et disparaissent de l’onglet des pages en cours d'édition.
Lorsque toutes les pages précédemment remplies manuellement sont saisies, vous avez fini la préparation et pouvez entrer de plein pied dans le processus de numérisation en appuyant sur [Démarrer] en bas de l’écran. Les pages de comptage du stock sont alors éditées et envoyées dans la queue des impressions au menu <Fichier/Impression>.
Comptage : ce module permet de saisir page par page les quantités de stock comptées sur papier.
Affichez l’écran de comptage en exécutant le menu <Stock/Numérisation/[Compter]>, sélectionnez la page à saisir sur la grille de droite et appuyez sur le bouton [Editer] en bas à gauche de l’écran. Renseignez la colonne quantité conformément aux valeurs sur papier. Lorsque la totalité de la page est saisie, pressez le bouton [Valider] sur la grille de droite pour envoyer la page à la prochaine étape.
Datage : l’étape du datage permet d’introduire dans l'application les date de péremption des articles précédemment saisis.
Accédez au module en suivant le chemin <Stock/Numérisation/[Dater]>, sélectionnez la page à saisir à droite de l’écran puis appuyez sur le bouton [Éditer] de la grille de gauche. Renseignez les dates de péremption conformément aux inscriptions sur papier puis appuyez sur [Enregistrer] pour quitter le mode édition.
Si la page est entièrement saisie, retournez sur la grille de droite et appuyez sur le bouton [Valider] pour l’envoyer à la prochaine étape.
Notez que l’étape du datage n’est pas obligatoire. Après le comptage, le module de clôture peut être exécuté. Dans ce cas, un délai d’expiration de quatre ans est affecté par défaut aux articles.
Clôture : ce module clôture la numérisation en figeant les stocks comptés. Il est situé au bout du chemin <Stock/Numérisation/[Terminer]>. Sur l’écran qui s’affiche, appuyez sur le bouton [Terminer]. Mais avant, vous pouvez éditer les données précédemment saisies et les modifier.
Lors de clôture, les quantités comptées sont enregistrées comme stocks disponibles.
Notez qu’à tout moment du processus, la numérisation peut être abandonnée et les actions déjà effectuées être annulées. Pour ce faire exécuter le menu <Stock/Numérisation/[Abandonner]> et confirmer votre demande en appuyant sur [Oui] sur l’écran qui s’affiche.